De l'avis au contrat : les étapes d'une soumission (RD Congo)

Répondre à un appel d'offres, ce n'est pas envoyer un dossier. C'est une suite d'étapes qui commence bien avant le dépôt et continue longtemps après la signature. Voici la carte complète, pour savoir où vous en êtes et ce qui vient ensuite. Elle décrit le cas le plus courant, un marché public lancé par appel d'offres. Les noms et les délais changent selon le pays et le financeur, et un acheteur privé peut sauter plusieurs étapes. L'ordre, lui, reste à peu près le même.

Avant le dépôt : c'est à vous d'agir

Repérer l'avis
L'acheteur publie un avis d'appel d'offres dans un journal, sur un site de marchés publics ou sur un portail international. Vous le trouvez, et vous notez tout de suite le nom de l'acheteur et la date limite.
Décider d'y aller
Personne d'autre ne décide à votre place. Vous vérifiez que vous avez le droit de répondre, que vous remplissez les critères éliminatoires et que le temps suffit. La méthode est dans Lire un avis et un dossier d'appel d'offres.
Retirer ou acheter le dossier
L'acheteur met à disposition le dossier d'appel d'offres, ou DAO, gratuitement ou contre paiement. C'est lui qui contient les vraies règles du jeu. Vous le retirez ou le téléchargez, vous laissez vos coordonnées pour être prévenu des modifications, et vous gardez le reçu.
Poser vos questions
Si un point du dossier est flou, vous écrivez à l'acheteur : c'est la demande d'éclaircissements. Il répond par écrit, en principe à tous les candidats. N'attendez pas la dernière semaine, car le dossier fixe une date au-delà de laquelle il ne répond plus.
Préparer l'offre
Vous réunissez les pièces administratives, vous rédigez l'offre technique, vous chiffrez l'offre financière et vous obtenez la caution de soumission, une garantie émise par une banque ou un assureur, si le dossier en demande une.
Déposer
Vous remettez l'offre à l'adresse et à l'heure indiquées, sous enveloppes fermées ou sur un portail, et vous gardez la preuve du dépôt. Une offre en retard est refusée, même de quelques minutes. Voir Déposer son offre.

Après le dépôt : l'acheteur décide

Ouverture des plis
La commission de l'acheteur ouvre les offres à la date prévue, souvent en séance publique. Si vous pouvez y assister, allez-y et notez les noms des concurrents, les montants lus et les pièces signalées comme absentes.
Évaluation
La commission vérifie la conformité administrative, puis la valeur technique, puis les prix, et classe les offres. Vous ne pouvez plus rien changer à votre offre. Si elle vous demande une précision, vous répondez aussitôt, sans toucher à votre prix.
Attribution provisoire
L'acheteur désigne le candidat retenu, après les contrôles prévus, et publie ou notifie le résultat. Chez certains bailleurs de fonds, cela s'appelle un avis d'intention d'attribution. Vous lisez le résultat et, si vous avez perdu, vous demandez les motifs par écrit. Voir Évaluation et attribution.
Délai de recours
Dans la plupart des systèmes publics, le contrat attend pendant une courte période où un candidat peut contester. Si vous estimez avoir été mal traité, vous agissez tout de suite : voir Contester une décision. Si vous avez gagné, vous attendez et vous n'engagez encore aucune dépense.

Après l'attribution : le marché devient réel

Notification et signature
L'acheteur vous notifie l'attribution et vous signez le marché. Selon le pays et le montant, d'autres autorités doivent encore l'approuver. Vous fournissez les documents demandés et vous faites enregistrer le marché si la règle l'exige.
Garantie de bonne exécution
Si le dossier l'exige, vous remettez la garantie de bonne exécution dans le délai fixé. Elle protège l'acheteur pendant le contrat. La caution de soumission vous est alors rendue, en général.
Ordre de service
L'acheteur émet l'ordre de service, le document qui vous dit de commencer. Le délai d'exécution court en général à partir de lui, et non de la signature. Vous demandez à ce moment l'avance si le marché en prévoit une.
Exécution et paiements
Vous livrez, vous faites constater le travail et vous présentez vos factures ou vos décomptes, les états chiffrés de ce qui est dû. L'acheteur vérifie, puis son comptable paie. Vous suivez chaque facture, car c'est ici que votre trésorerie se joue. Voir Exécuter le marché et se faire payer.
Réception
L'acheteur constate que le travail est conforme, souvent en deux temps : réception provisoire, puis réception définitive. Vous récupérez alors vos garanties et vos retenues, et vous demandez une attestation de bonne exécution. Elle sera votre référence pour le marché suivant.

Combien de temps prévoir, en partant de la date limite

Partez de la date limite et comptez à l'envers. Une offre complète demande souvent une à deux semaines de travail, auxquelles s'ajoute l'attente auprès des administrations et de la banque. Ce que vous ne maîtrisez pas passe donc en premier. Les durées ci-dessous sont des ordres de grandeur, pas des règles.

Quand	Quoi	Pourquoi à ce moment
Le jour où vous décidez	Demander les attestations manquantes	Une administration les délivre à son rythme : prévoyez plusieurs jours, parfois plusieurs semaines
Le jour où vous décidez	Parler à la banque ou à l'assureur de la caution	Même ordre de grandeur, et davantage si l'établissement ne vous connaît pas
Au début	Lire tout le dossier et envoyer vos questions	Les réponses peuvent changer votre offre
Dans la première moitié du temps	Demander les devis, réunir les références, les CV et les preuves de matériel	Tout cela dépend d'autres personnes
Dans la seconde moitié	Rédiger l'offre technique et arrêter le prix	Vous avez enfin tous les éléments
Au moins deux jours avant	Assembler, signer, parapher, faire les copies, relire	Cela prend toujours plus de temps que prévu, et une erreur trouvée la veille se répare encore
La veille	Préparer le trajet ou tester le portail	Un embouteillage ou un portail saturé ne fera pas reculer la date

La conséquence est simple. S'il reste moins de temps que n'en demandent la caution ou une attestation que vous n'avez pas, renoncez à cet avis et préparez le suivant. Et la meilleure façon de gagner du temps est d'avoir ses attestations à jour avant même de voir l'avis.

Votre offre va à l'acheteur

Une offre se dépose toujours chez l'acheteur nommé dans l'avis, à l'adresse et selon le mode indiqués dans le dossier. Elle ne passe pas par le site où vous avez lu l'avis, ni par un intermédiaire. Si quelqu'un vous propose de transmettre votre offre ou de vous obtenir le marché contre paiement, refusez.

Et ensuite

Commencez par savoir à qui vous avez affaire : Qui achète et quelles règles s'appliquent. Pour les textes et les organismes de votre pays, voyez la réglementation. Si vous avez déjà un avis devant vous, passez directement à Lire un avis et un dossier d'appel d'offres.

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