Les pièces administratives à fournir

Les pièces administratives ne disent rien de la qualité de votre travail. Elles servent à prouver que votre entreprise a le droit de contracter avec cet acheteur. Pourtant, une attestation expirée peut éliminer l'offre la moins chère du marché. Ce sont aussi les documents qui prennent le plus de temps à obtenir, car ils ne dépendent pas de vous. Il faut donc les préparer avant de voir l'avis, pas après.

Ce que ces pièces prouvent

Les noms varient d'un pays à l'autre, mais les pièces répondent presque toujours aux mêmes questions.

Question de l'acheteur	Ce qui y répond d'ordinaire
Votre entreprise existe-t-elle légalement ?	L'immatriculation au registre du commerce (RCCM dans les pays de l'OHADA), les statuts, l'identifiant fiscal
Êtes-vous en règle avec l'État ?	L'attestation fiscale et l'attestation de la caisse de sécurité sociale
Êtes-vous solvable ?	L'attestation de non-faillite, parfois une attestation bancaire
Avez-vous le droit de concourir ?	L'attestation de non-exclusion des marchés publics, là où elle existe
Le signataire peut-il vous engager ?	Une pièce d'identité, les statuts ou un pouvoir signé

Comment les commissions les vérifient

Une commission travaille avec une liste. Elle prend chaque pièce demandée par le dossier et regarde si elle est présente, si elle est en cours de validité à la bonne date, si elle est au nom exact de l'entreprise et si elle est sous la forme demandée. Elle ne cherche pas à être indulgente. Certains dossiers laissent un court délai pour compléter une pièce manquante, d'autres rejettent tout de suite. Ne comptez pas sur ce délai. Il arrive aussi qu'un dossier ne demande les pièces qu'à l'entreprise retenue, après le classement : si elle ne les fournit pas, elle perd le marché. Dans ce cas, elles doivent être prêtes à tout moment.

Les incohérences sont les premières à ressortir : une raison sociale différente d'une pièce à l'autre, une adresse ancienne, un gérant qui a changé sans que le registre ait été mis à jour. Vérifiez cela maintenant, pas la veille du dépôt.

Les pièces dans votre pays

Voici la liste habituelle dans votre pays, avec l'organisme qui délivre chaque pièce, la façon de l'obtenir et sa validité courante. Le dossier d'appel d'offres peut en demander d'autres ou dispenser de certaines. Comparez toujours les deux.

La validité : la date qui compte

Lisez la date par rapport à l'échéance, pas par rapport à aujourd'hui. Une attestation valable aujourd'hui peut être expirée le jour du dépôt. Le dossier dit à quelle date elle doit être valable, le plus souvent la date limite de dépôt, et il peut imposer une ancienneté maximale : par exemple « datant de moins de » tant de mois, même si la pièce ne porte pas de date de fin. Si la date limite est reportée par un additif, refaites le calcul.

Originaux et copies certifiées. Le dossier précise ce qu'il accepte. Certaines pièces sont exigées en original, d'autres en copie certifiée conforme par une autorité habilitée. Une photocopie simple ne vaut pas une copie certifiée, et une copie certifiée trop ancienne peut être refusée si le dossier fixe une limite. Une offre avec un original et plusieurs copies suit la même logique : mettez les originaux dans l'exemplaire marqué ORIGINAL.

Les pièces qui prennent le plus de temps. Prévoyez plusieurs jours, parfois plusieurs semaines. Les causes habituelles sont les suivantes :

• L'attestation fiscale, si vous avez une déclaration en retard ou un solde à régler, car l'administration ne la délivrera qu'après régularisation.
• L'attestation sociale, pour la même raison, si vos salariés ne sont pas déclarés ou si les cotisations sont en retard.
• La non-faillite et les extraits judiciaires, qui passent par un greffe ou un tribunal parfois éloigné de votre ville.
• Toute mise à jour du registre de commerce : changement de gérant, d'adresse ou d'activité.

Un retard sur ces points ne se rattrape pas la dernière semaine. Payer ses impôts et ses cotisations à temps est donc une vraie préparation aux appels d'offres.

Garder ses pièces toujours prêtes

Faites-en une routine, pas une course :

1. 1

   Faites un inventaire

   Pour chaque pièce, notez sa date de délivrance, sa date de fin de validité et la durée habituelle pour la renouveler.

2. 2

   Installez un calendrier

   Prévoyez un rappel bien avant l'expiration, en tenant compte du délai de renouvellement. Tenez aussi une liste de ce qui demande un déplacement.

3. 3

   Gardez un jeu prêt

   Conservez des scans lisibles et, dans un classeur, des copies certifiées récentes. Mettez à jour les statuts et le registre dès qu'un changement a lieu.

Si votre entreprise est étrangère

Une entreprise établie dans un autre pays n'a pas toujours le document portant ce nom. Elle fournit l'équivalent délivré par les autorités de son pays d'origine : extrait du registre, attestations fiscale et sociale. Si ce pays ne délivre pas une pièce, le dossier peut accepter une déclaration sous serment ou une attestation d'une autorité, mais vérifiez qu'il le prévoit. Regardez aussi la langue, car une traduction par un traducteur assermenté peut être demandée, ainsi que les exigences de légalisation. Comptez large : ces démarches passent parfois par une ambassade. Posez la question par écrit à l'acheteur si le dossier ne dit rien.

Si vous répondez dans un autre pays que le vôtre, regardez le guide de ce pays : les règles d'admission ne sont pas les mêmes partout.

Si vous répondez en groupement

En règle générale, chaque membre d'un groupement fournit ses propres pièces administratives. Il n'y a pas d'attestation partagée, et la lacune d'un membre peut emporter l'offre entière. Vous devez donc vérifier les pièces de votre partenaire comme les vôtres, et avant de vous engager. Le dossier demande aussi l'accord de groupement et le pouvoir donné au mandataire. Voir Groupement et sous-traitance.

Qui peut répondre

Les pièces prouvent votre admissibilité. Voici les règles qui la définissent dans votre pays :

🇨🇩La règle en RDC

• Les critères de qualification incluent la situation juridique, la capacité professionnelle, technique et financière, les références, l'absence de disqualification ou de condamnation de l'entreprise ou de ses dirigeants liée aux marchés publics, la situation vis-à-vis des impôts, des douanes et de la protection sociale, et la norme de qualité éventuelle.[1]
• Le manuel liste les causes de non-conformité d'une offre: soumission non signée par le représentant habilité, absence des informations sur les bénéficiaires effectifs, garantie d'offre non fournie, prix absent ou bordereau non rempli, écarts ou omissions substantiels, non-respect des spécifications techniques, et conditions administratives non remplies en matière fiscale, de cotisations sociales et de redevance de régulation. Des insuffisances mineures, non essentielles et non décisives pour le prix, peuvent être corrigées avant l'attribution provisoire.[4]

Et ensuite

Les pièces sont l'une des deux préparations à commencer tout de suite. L'autre est la caution : Cautions et garanties. Avant de déposer, passez la liste de Les erreurs qui éliminent.