Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

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   La conformité administrative

   Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.

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   L'examen technique

   Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.

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   L'examen financier

   La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.

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   Le classement et la vérification finale

   Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

• Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
• Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
• Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

🇨🇩La règle en RDC

Évaluation des offres

• L'appel d'offres se juge sans négociation sur l'offre économiquement la plus avantageuse, évaluée sur des critères objectifs annoncés d'avance et exprimés en termes monétaires: prix, délai, coût de fonctionnement, service après-vente, conditions de paiement, durée de vie, impact environnemental, recours aux compétences nationales. Aucune méthode ni critère non prévus au dossier ne peut être utilisé.[1][4]
• La commission d'analyse vérifie d'abord la conformité de chaque offre, puis évalue en détail. Les variantes ne sont admises que si le dossier les permet. Pour les prestations intellectuelles, la proposition technique est évaluée d'abord; les propositions sous la note minimale reçoivent leur enveloppe financière non ouverte.[4]

Préférences et PME

• Préférence nationale et régionale, appliquée dans l'ordre: personne physique congolaise; PME congolaise à capital majoritairement congolais; personne morale de droit congolais; groupements associant des Congolais ou prévoyant une sous-traitance à des nationaux; entreprise étrangère avec activité économique en RDC; entreprise d'un État lié à la RDC par un traité qui prévoit cette préférence. Elle prend la forme d'un abattement sur l'offre financière et doit être indiquée et chiffrée dans le dossier; sans mention d'avance, aucune préférence n'est appliquée.[1][4]
• Un candidat étranger qui prévoit de sous-traiter 30 % du marché à une entreprise congolaise, ou d'aligner 40 % d'experts congolais dans l'équipe clé, peut bénéficier d'un abattement d'au plus 5 %.[1][4]

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

• vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
• si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

• Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
• Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
• Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
• Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

🇨🇩La règle en RDC

• Après l'évaluation, un avis d'attribution provisoire est publié et ouvre un délai d'attente de 5 jours pendant lequel les candidats évincés peuvent contester. Ensuite viennent l'avis de non-objection de la DGCMP selon les seuils, la signature, l'approbation par l'autorité compétente, l'enregistrement auprès de l'ARMP, puis la notification du marché au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. L'avis d'attribution définitive est publié dans les 5 jours calendaires suivant cette notification.[4][9]
• Un marché public n'a d'effet que s'il est approuvé. Le contrat écrit est conclu avant tout début d'exécution, et toute réclamation sur des prestations exécutées avant le contrat est irrecevable. L'avenant est plafonné à 15 % de la valeur du marché de base et soumis à l'autorisation de la DGCMP.[1]

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.